زمان، هزینه و منابع سه رکن اصلی هر پروژه به شمار می‌روند. منابع و بودجه هر پروژه با محدودیت‌هایی مواجه هستند. از طرفی دیگر، لازم است تا پروژه در زمان مشخصی شروع شود و تا زمان معینی خاتمه یابد. به همین دلیل مدیریت پروژه در انجام به موقع و نیز به صرفه پروژه‌ها نقش مهمی دارد. مدیریت پروژه ابزار‌ها و تکنیک‌های بسیاری را برای مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. یکی از مهم‌‌ترین این ابزار‌ها تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمده است. با کمک تحلیل ارزش به دست آمده میتوان وضعیت فعلی و آینده پروژه را کنترل و مدیریت کرد. در این مقاله شما را با مفاهیم این روش آشنا خواهیم کرد.
تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمده چیست؟
تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمدهEVA) ) روشی است که به مدیر پروژه اجازه می‌دهد مقدار کار واقعا انجام شده روی یک پروژه را فرا‌‌تر از بررسی گزارش‌های هزینه و برنامه، اندازه گیری کند. ارزش به دست آمده روشی است که با کمک آن میتوان میزان پیشرفت پروژه را اندازه گیری کرد. سپس مدیر پروژه می‌تواند با استفاده از پیشرفت اندازه گیری شده ، كل هزینه و تاریخ اتمام پروژه را براساس تجزیه و تحلیل روند پیشرفت پروژه پیش بینی كند. این روش به یک عنصر کلیدی متکی است که به عنوان مقدار ارزش بدست آمده از پروژه شناخته می‌شود.
اغلب اوقات اصطلاح ارزش بدست آمده به عنوان هزینه پیش بینی شده برای انجام کار یا BCWP تعریف می‌شود. متغیر پیش بینی هزینه انجام شده برای کار انجام شده ، به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد که شاخص‌های عملکرد پروژه را محاسبه کند. با کمک این معیار یا نرخ کار انجام شده بر حسب هزینه و زمان به دست می‌آید. با کمک این معیار‌ها اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد کلی پروژه یا عملکرد پروژه نسبت به برنامه‌های اصلی تعریف شده برای آن به دست خواهند آمد.
این شاخص‌ها ، برای پیش بینی آینده پروژه به کار خواهند رفت. به این صورت که مدیر پروژه فرض می‌کند نرخ کار انجام شده در طول عمر پروژه ثتبت خواهد ماند. با کمک نرخ کار انجام شده میتوان هزینه کل و زمان اتمام پروژه را پیش بینی کرد. البته فرض ثابت ماندن نرخ در طول پروژه فرضی همیشه درست نخواهد بود. اما میتوان برای پیش بینی آینده پروژه به این فرض اتکا کرد.
الزامات تجزیه و تحلیل ارزش به دست آمده
برای این که بتوان به تحلیلی درست از ارزش به دست آمده رسید، لازم است تا طرح اولیه پروژه به صورت جامع و کامل در دس‌‌ترس باشد. با توجه به رقابت موجود در صنعت ساخت اجرای موفقیت آمیز پروژه بدون برنامه ریزی میسر نخواهد بود. برنامه پروژه، به ویژه بیانیه محدوده آن، شالوده‌ای برای ارزیابی ارزش به دست آمده خواهد بود.
برای آن که بتوان به تحلیلی درست از ارزش به دست آمده دست یافت لازم است تا اسناد پروژه تهیه شود. این مدارک که در ادامه به آن اشاره شده است از ابتدای پروژه تهیه و تا انتهای آن تکمیل خواهند شد. دامنه پروژه، مفروضات پروژه، محدودیت‌های پروژه و بیانیه کار از اساسی‌‌‌ترین این مدارک به شمار می‌روند. با کمک این مدارک تما‌‌‌‌می ذینفعان به درک مشترکی از پروژه می‌رسند. همچنین برای برنامه ریزی آینده پروژه و توسعه آن این مدارک نقش مهمی ایفا خواهند کرد.
نقش ساختار شکست کار در تحلیل ارزش به دست آمده
ساختار شکست کار اقلام کلیدی قابل تحویل پروژه را بیان می‌کند. ساختار شکست پروژه به ذینفعان کمک خواهد کرد که به درک مشترکی از پروژه برسند. ساختار شکست پروژه به عنوان یک تجزیه سلسله مراتبی از اقلام قابل تحویل پروژه شناخته می‌شود. این سند به منظور تحقق اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل مورد نیاز ، تعریف شده است. ساختار شکست کار دامنه کل پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند. هر سطح نزولی یک تعریف دقیق‌‌‌تر از کار پروژه را نشان می‌دهد.
مفاهیم بنیادی ارزش به دست آمده
با کمک سیستم‌های مدیریت ارزش بدست آمده مدیر پروژه قادر خواهد بود تا به سه سوال زیر پاسخ دهد.
- ما کجا بوده ایم؟
- الان کجا هستیم؟
- کجا خواهیم رفت؟
در مدیریت ارزش به دست آمده ، برخلاف مدیریت سنتی ، سه منبع داده وجود دارد:
- بودجه کار برنامه ریزی شده
- ارزش واقعی کار انجام شده
- ارزش بدست آمده کار انجام شده
مدیران پروژه این سه منبع داده را از گزارشات پروژه به دست می‌آورند. با کمک این داده‌ها آن‌ها قادر هستند مقدار بودجه بندی شده برای کار برنامه ریزی شده را با ارزش بدست آمده از کار فیزیکی انجام شده و ارزش واقعی کار انجام شده مقایسه کنند.
ارزش برنامه ریزی شده
ارزش برنامه ریزی شده بیاتگر این است که در هر نقطه زمانی از پروژه با میزان هزینه و زمان تخصیص یافته وضعیت پیشرفت آن به چه صورت است. به بیان دیگر، ارزش برنامه ریزی شده میزان کاری که با این مقدار هزینه و زمان بایستی انجام می‌شد را اندازه گیری می‌کند. ارزش برنامه ریزی شده به دو صورت فعلی و تجمعی محاسبه خواهد شد.
ارزش برنامه ریزی شده تجمعی مجموع بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی است که قرار است تا امروز انجام شود. ارزش برنامه ریزی شده فعلی بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی است که قرار است طی یک دوره مشخص انجام شوند. این دوره می‌تواند تحت قالب روز ، هفته ، ماه و غیره باشند.
برای به دست آوردن ارزش برنامه ریزی شده لازم است تا مراحل زیر طی شوند.
- محدوده پروژه مشخص باشد( بیانیه محدوده).
- شکست پروژه به اقلام قابل تحویل
- تعیین برنامه زمان بندی پروژه
- تخصیص منابع و بودجه جهت انجام فعالیت‌های هر قسمت
هزینه‌های واقعی
هزینه واقعی به هزینه‌ای گفته می‌شود که برای انجام کار‌ها در یک پروژه صرف شده باشند. این رقم به شما می‌گوید که تا به الان چه هزینه‌هایی کرده‌اید. همانند ارزش برنامه ریزی شده میتوان از نظر تجمعی و فعلی به هزینه‌های واقعی نیز نگاه کرد. هزینه‌های واقعی تجمعی مجموع هزینه واقعی فعالیت‌های انجام شده تا به امروز است. هزینه‌های واقعی فعلی هزینه واقعی فعالیت‌های انجام شده در یک دوره معین است. این دوره می‌تواند روز‌ها ، هفته‌ها ، ماه‌ها و غیره را نشان دهد.
ارزش به دست آمده
برای گزارش دستاورد‌های پروژه ، باید مقدار کار به دست آمده را در ارقام و محاسبات موجود در پروژه اعمال کرد. ارزش به دست آمده بیانگر ارزش کار انجام شده تا به امروز است. به عبارت دیگر ، ارزش به دست آمده از نظر فیزیکی به شما می‌گوید که پروژه به چه نتیجه رسیده است.
همانند ارزش برنامه ریزی شده و هزینه‌های واقعی این پارامتر می‌تواند به صورت تجمعی و جاری ارائه شود. ارزش به دست آمده تجمعی مجموع بودجه فعالیت‌های انجام شده تا به امروز است. ارزش به دست آمده فعلی مجموع بودجه فعالیت‌های انجام شده در یک دوره معین است. به ارزش بدست آمده هزینه پیش بینی شده کار انجام شده نیز گفته می‌شود.
جمع بندی سه پارامتر معرفی شده
ارزش برنامه ریزی شده با توجه به هزینه و برنامه زمان بندی تعیین می‌شود. هزینه واقعی با توجه به هزینه واقعی انجام شده برای پروژه تعیین می‌شود. ارزش به دست آمده نیز از نظر فیزیکی به شما می‌گوید که پروژه به چه نتیجه ای رسیده است.
تحلیل واریانس ارزش به دست آمده
در منابع علمی واریانس را به عنوان یک انحراف ، عزیمت یا واگرایی قابل اندازه گیری از مقدار مشخص شده پایه یا حد قابل انتظار تعریف می‌کنند. با مشخص شدن اجزای برنامه ریزی پروژه ، دامنه و کیفیت ، برنامه و برآورد هزینه پروژه قابل اندازه گیری خواهد بود.
هنگا‌‌‌‌می‌که برنامه پروژه تصویب شود ، مدیران پروژه می‌توانند یک خط مبنا برای زمان بندی یا هزینه‌های مرحله‌ای ایجاد کنند. همچنین ، اطلاعات مالی که از حسابداری به مدیر پروژه ارائه می‌شود بیانگر هزینه واقعی انجام شده برای پروژه است. سپس مدیر پروژه از تی‌‌‌‌می‌که هزینه پیش بینی شده کار انجام شده در پروژه را بیان می‌کند ، اطلاعات مرتبط را جستجو می‌کند. یا با کمک برنامه پروژه میتوان ارزش بدست آمده آن را محاسبه کرد. پس از محاسبه این سه مقدار ، میتوان تجزیه و تحلیل واریانس را انجام داد. دو اصطلاح اصلی واریانس وجود دارد. واریانس برنامه و واریانس هزینه، که در ادامه بیان شده است.
واریانس برنامه
واریانس برنامه نشان می‌دهد که تفاوت بین کار‌هایی که در واقعیت انجام شده است با برنامه تدوین شده پروژه چقدر است. با کمک واریانس برنامه میتوان مدت زمان لغزش پروژه را نشان داد. با ارزیابی واریانس برنامه منابعی که موجب اختلال در پروژه شده باشند شناسایی می‌شوند. در این معیار هزینه‌های پروژه بررسی ن‌‌می‌شوند.
فرمولی که برای بیان واریانس برنامه استفاده می‌شود مقدار بدست آمده از پروژه منهای مقدار برنامه ریزی شده پروژه در بازه زمانی مشخص شده است. اگر واریانس برنامه صفر باشد، پروژه طبق برنامه انجام می‌شود. اگر این مقدار منفی باشد ، پروژه از برنامه عقب است و اگر واریانس مثبت باشد ، پروژه از زمان مقرر جلو‌‌تر است.
واریانس هزینه
واریانس هزینه به عنوان تفاوت بین ارزش به دست آمده و هزینه‌های واقعی تعریف می‌شود. گاهی اوقات این فرمول به عنوان تفاوت بین بودجه تعیین شده برای انجام کار و هزینه واقعی کار انجام شده بیان می‌شود. اگر واریانس برابر با 0 باشد ، پروژه از مطابق با بودجه است. اگر واریانس منفی شود ، هزینه‌های پروژه از بودجه در نظر گرفته بیش‌‌تر است. اگر واریانس مثبت باشد ، هزینه‌های پروژه کم‌‌تر از بودجه انجام آن شده است.
راه کار‌هایی جهت بهبود سیستم مدیریت ارزش به دست آمده
به طور خلاصه ، در اینجا پنج قانون اساسی برای مدیریت هرچه موثر‌‌تر ارزش به دست آمده آورده شده است:
- با استفاده از ساختار شکست کار ، تیم پروژه و دامنه کار را سازماندهی کنید. هر فعالیت باید دارای یک شماره از ساختار شکست کار و کد سازمانی باشد.
- فعالیت‌ها را برنامه ریزی کنید.
- با استفاده از ساختار شکست کار ، تیم پروژه را مدیریت کنید. همچنین با کمک ساختار شکست کار دامنه کار را میتوان به‌‌تر سازماندهی کرد.
- کار‌ها را به روشی منطقی برنامه ریزی کنید. لازم است برنامه ریزی به صورتی باشد که عناصر برنامه سطح پایین از عناصر بعدی و نقاط عطف سطح بالا پشتیبانی کنند.
- کل بودجه را به فعالیت‌های آورده شده در ساختار شکست کار و به صورت مرحله به مرحله اختصاص دهید.
پس از انجام این مراحل مدیران پروژه می‌توانند با کمک ارزش به دست آمده وضعیت پروژه را تحلیل کنند. بنابر این لازم است تا مدیران ابزار‌هایی عینی و ملموس برای اندازه گیری میزان موفقیت پروژه تعریف کنند. آن‌ها می‌توانند با تجزیه و تحلیل واریانس هزینه و عملکرد ، به ارزیابی هزینه‌های نهایی پروژه بپرداند. با داشتن این اطلاعات مدیران پروژه قادر خواهند بود تا به توسعه اقدامات اصلاحی و کنترل تغییرات پروژه بپردازند. این کار پروژه را به خط مبنای تعریف شده برای آن نزدیک خواهد کرد.
محدوده علم مدیریت ارزش به دست آمده
خواننده باید توجه داشته باشد که رشته مدیریت ارزش بدست آمده پیچیده‌‌‌تر و کامل‌‌تر از اطلاعات ارائه شده در این مقاله است. این مقاله با هدف انتقال اطلاعات اولیه و اساسی جهت ایجاد پایگاه دانش به صورت مبتدی برای علاقمندان به مدیریت ارزش به دست آمده تالیف شده است. علاقمندان می‌توانند جهت کسب اطلاعات بیش‌‌تر به کتاب PM BOK مرجعه کنند.
